Ratgeber WEG-Recht
Verwalterwechsel in der WEG: So läuft er ab
Ein Wechsel besteht aus vier Bausteinen: Ausgangslage, Beschlüsse, Vertrag und Übergabe. Erst der letzte entscheidet, ob die neue Verwaltung arbeiten kann.
1. Ausgangslage prüfen
Zunächst werden der aktuelle Bestellungsbeschluss, der Verwaltervertrag und die geplante zeitliche Abfolge geprüft. Ziel ist ein klarer Stichtag, zu dem die bisherige Verwaltung endet und die neue Verwaltung handlungsfähig übernimmt. Sinnvoll ist eine Abstimmung auf das Wirtschaftsjahr, damit Abrechnungszeiträume nicht zerschnitten werden.
2. Anforderungen festlegen
Bevor Angebote eingeholt werden, sollte die Gemeinschaft definieren, was ihr wichtig ist: Objektgröße, Sanierungsbedarf, technische Besonderheiten, Zahl der Eigentümer, laufende Streit- oder Versicherungsfälle, gewünschte digitale Prozesse sowie Art und Umfang der Kommunikation.
3. Angebote vergleichen
Nicht nur die Grundvergütung ist entscheidend, sondern der genaue Leistungsumfang und die möglichen Zusatzvergütungen. Professionelle Verwaltung umfasst rechtliche, kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben. Prüfen Sie, welche Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind und welche gesondert berechnet werden.
4. Beschlüsse vorbereiten
Der Gegenstand eines Beschlusses muss bereits bei der Einberufung bezeichnet werden. Die Einberufungsfrist soll nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen betragen, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt. Vorzubereiten sind Abberufung, Neubestellung und die Ermächtigung zum Abschluss des Verwaltervertrags.
5. Neue Verwaltung bestellen
Eine Verwalterbestellung kann grundsätzlich für höchstens fünf Jahre erfolgen, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum beträgt die gesetzliche Höchstgrenze drei Jahre. Der Beschluss sollte eindeutig festhalten, welche Verwaltung bestellt wird, ab wann die Bestellung beginnt und bis zu welchem Zeitpunkt sie gilt. Die Bestellung sollte nicht unnötig mit allen Einzelheiten des Dienstleistungsvertrags vermischt werden.
6. Vertretung beim Vertragsschluss klären
Gegenüber dem Verwalter selbst vertritt nach § 9b Abs. 2 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft. Eine mögliche Beschlussfassung lautet dem Sinn nach:
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats [Name], ersatzweise der durch diesen Beschluss ermächtigte Wohnungseigentümer [Name], wird ermächtigt, den der Eigentümerversammlung vorliegenden Verwaltervertrag im Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer abzuschließen.
Die konkrete Formulierung muss auf den Einzelfall und den vorgelegten Vertragsentwurf abgestimmt werden.
7. Übergabe organisieren
Ein guter Wechsel endet nicht mit der Abstimmung. Erst die strukturierte Übergabe sorgt dafür, dass die neue Verwaltung tatsächlich arbeiten kann. Zu prüfen sind insbesondere:
- Beschlusssammlung und Versammlungsunterlagen,
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung,
- Verträge und Versicherungspolicen,
- aktuelle Buchhaltungsdaten,
- Wirtschaftsplan und Abrechnungsunterlagen,
- Konten und Zahlungsprozesse,
- offene Forderungen,
- laufende Schäden und Versicherungsfälle,
- Gewährleistungsfälle,
- Wartungs- und Dienstleistungsverträge,
- Schlüssel und technische Unterlagen,
- Eigentümer- und Kontaktdaten,
- laufende gerichtliche oder außergerichtliche Vorgänge.
Die Beschlusssammlung ist gesetzlich vorgesehen und grundsätzlich vom Verwalter zu führen. Für größere Gemeinschaften empfiehlt sich ein schriftliches Übergabeprotokoll mit Dokumentenliste und eindeutig gekennzeichneten offenen Punkten.
Zeitliche Orientierung
Die folgenden Werte sind Planungswerte aus der Praxis, keine gesetzlichen Fristen. Gesetzlich geregelt ist die Einberufungsfrist von grundsätzlich mindestens drei Wochen.
| Zeitraum | Schritte |
|---|---|
| T-10 bis T-8 Wochen | Bestellungsbeschluss und Vertrag prüfen, Anforderungen definieren |
| T-8 bis T-6 Wochen | Angebote einholen, Kandidaten vergleichen |
| T-6 bis T-4 Wochen | Beschlussvorschläge vorbereiten, Vertragsentwurf abstimmen |
| mindestens T-3 Wochen | Einladung zur Eigentümerversammlung, Tagesordnung eindeutig bezeichnen |
| T-0 | Beschlüsse über Abberufung, Neubestellung und Ermächtigung |
| danach | Verwaltervertrag abschließen, Übergabe terminieren |
| Wechselstichtag | Konten und Zugänge, Unterlagen und Daten, offene Vorgänge |
| Nachlauf | Übergabeprotokoll vervollständigen, fehlende Unterlagen nachfordern |
Vorlagen für Protokoll, Vertrag und Vollmacht finden Sie im Bereich Vorlagen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Dafür gibt es keine einheitliche gesetzliche Gesamtdauer. Zu berücksichtigen sind die Versammlungsplanung, die aktuelle Bestellung, der Verwaltervertrag und die Übergabe. Die Einberufungsfrist für die Eigentümerversammlung soll grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen.
Wer schließt den Vertrag mit dem neuen Verwalter?
Gegenüber einem Verwalter vertritt nach § 9b Abs. 2 WEG grundsätzlich der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Gemeinschaft.
Muss die Bestellung im Protokoll stehen?
Gefasste Beschlüsse sind unverzüglich in einer Niederschrift festzuhalten. § 24 Abs. 6 WEG regelt außerdem die erforderlichen Unterschriften der Niederschrift.
Was passiert, wenn die alte Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt?
Die der Gemeinschaft zuzuordnenden Unterlagen und Daten sind nach Beendigung der Verwaltung geordnet zu übergeben. Bleibt die Übergabe aus, sollte der Umfang schriftlich und mit Fristsetzung angefordert und der Vorgang dokumentiert werden. Bei anhaltender Weigerung ist rechtlicher Rat zu empfehlen.
Übergabe sauber aufsetzen
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